【物资采购管理制度及流程】为规范企业物资采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保障物资质量与供应安全，特制定本《物资采购管理制度及流程》。该制度明确了采购工作的职责分工、审批流程、供应商管理、合同签订、验收及付款等关键环节，确保采购活动合法合规、高效有序。
一、物资采购管理制度
| 管理内容 | 具体要求 |
| 采购原则 | 采购应遵循“公开、公平、公正”原则，坚持“质量优先、价格合理、服务优良”的标准。 |
| 采购方式 | 根据物资性质和采购金额，采用招标、询价、比价、直接采购等方式进行。 |
| 采购权限 | 明确不同层级的采购审批权限，避免越权采购或重复采购。 |
| 供应商管理 | 建立供应商准入机制，定期评估供应商资质和履约能力，保持优质供应商资源。 |
| 采购计划 | 各部门需提前提交采购申请，由采购部门统一汇总并制定采购计划。 |
| 合同管理 | 所有采购均需签订书面合同，明确货物规格、数量、价格、交货时间、违约责任等。 |
| 验收管理 | 物资到货后，由使用部门、仓库、质检等部门共同进行验收，确保符合采购要求。 |
| 付款管理 | 付款前必须完成验收、发票核对及合同履行情况确认，确保资金安全。 |
二、物资采购流程
| 流程阶段 | 操作内容 | 责任人/部门 |
| 1. 需求申请 | 使用部门填写《采购申请单》，说明物资名称、规格、数量、用途及预算 | 使用部门负责人 |
| 2. 审核审批 | 采购部门初审，财务部门审核预算，分管领导审批 | 采购部、财务部、分管领导 |
| 3. 采购方式确定 | 根据审批结果，选择采购方式（招标、询价、比价等） | 采购部 |
| 4. 供应商选择 | 通过比选或招标方式确定合格供应商 | 采购部、相关部门 |
| 5. 签订合同 | 与供应商签订正式采购合同，明确双方权利义务 | 采购部、法务部 |
| 6. 下达订单 | 采购部根据合同下达采购订单，通知供应商备货 | 采购部 |
| 7. 物资到货 | 供应商按期供货，物流信息同步至采购部 | 供应商、采购部 |
| 8. 到货验收 | 使用部门、仓库、质检共同验收，填写《验收单》 | 使用部门、仓库、质检 |
| 9. 付款申请 | 采购部根据验收情况发起付款申请，附相关凭证 | 采购部 |
| 10. 财务付款 | 财务部门审核无误后安排付款 | 财务部 |
| 11. 归档记录 | 所有采购资料归档保存，便于后续审计和追溯 | 采购部、档案室 |
三、注意事项
- 严禁私自采购未报批物资，违者将追究责任。
- 采购过程中应注重廉洁自律，防止利益输送。
- 对于紧急采购需求，需经特别审批，并做好事后备案。
- 采购部门应定期组织内部培训，提升采购人员专业能力。
通过以上制度与流程的实施，能够有效提升企业物资采购的规范化水平，增强采购透明度和执行力，为企业稳定运营提供有力保障。
